手帳活用法(2016_12月号)

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監査5部 チームマネージャー 橘 慎一郎

書店など、いろいろなところで手帳が販売されているところを見かけるようになりました。
毎年この時期になると新しい手帳にしようかどうか悩む時期でもあります。
手帳を選ぶポイントと活用法を紹介します。

・どのような機能を求めていますか?

□スケジュール管理ができるもの
月間・週間・一日単位・時間単位用途別
□タスク管理
最近は、スマートフォン用の便利なアプリが増加しています。
□夢や目標管理
タスク管理だけではなく、目標を達成することを手助けする手帳も出てきました。

・どのような基準で選びますか?

□アナログ・スマートフォン
□手帳のサイズ 大きい又は小さいサイズ
□携帯性(持ち運びやすさ)
□差し替えタイプ又は手帳タイプ
□どのようなレイアウトがよいか
□どのような色がよいか
□たくさんメモができるか
□値段
□巻末資料

手帳のことを調べていましたら、県民手帳なるものが、ベストセラー商品であるということが分かりました。山形県民手帳の概要を見てみると、スケジュールのほか、最新の統計情報やレジャー資料・生活資料が記載されて、山形県の最新資料が充実しているようで、活用できそうです。
目的・機能が明確になれば、手帳を探すことは特に難しくないはずです。
仕事の生産性を向上する為に手帳を活用するポイントをまとめました。

1.仕事を受ける

2.その仕事を分解する

大きい仕事ほど工程を考えて、作業を分解、手帳のメモをするスペースに記入する。

3.その分解した仕事を月間のスケジュールに落しこむ

スケジュールを決めるときには、予備日を設定して、トラブルなどに対応する。

4.日々のスケジュールにおいても、当日行う仕事をきちんと予定に入れておく

ここで注意しなければならないことは、あらかじめ仕事が途切れない段取りをする。電話がかかってくると思われる相手がいるのであれば、自分から先に電話をかける。相手がある仕事であれば、事前に進捗を確認する。

5.日々の仕事が終わったら、振り返りをする

進捗状況を確認してよかった点・改善点を毎日振り返り、手帳に記入することで、軌道修正を図る。

6.スケジュールを再検討する。

手帳を活用することで、仕事だけではなくプライベートにおいても活用できます。