書類整理のお話(2012_7月号)

書類整理のお話(2012_7月号)

監査3部  荒木 有紀

皆様の机や仕事場はいつも片付いていますか?様々な書類や荷物が上積みになってはいないでしょうか?

先日、後輩から「平均的なビジネスマンは1年間で150時間探し物をしている(=それだけ労働時間を無駄にしている)」という話を聞き、驚きと同時に自分も今までそれだけの時間を無駄にしてきたかと思うと、一瞬ゾッとしました。

ちょうどこの話を聞いたのと前後して、事務所内で新しい書類整理の試行を始めました。皆様にもご紹介させていただきます。
方法は至ってシンプルなものです。

①1から31(これは日付となります)まで番号を記入した個別フォルダを準備する
②そのフォルダをボックスに入れる
③業務内容資料やメモをその仕事を実施する日付のフォルダに入れておく
(資料が多い時はメモのみフォルダに入れ、別途保管する)

書類整理のお話(2012_7月号)

あとは、当日のフォルダに入っている業務をその日に実施するだけです。

これは、現 吉越事務所代表の吉越浩一郎氏(元トリンプ・インターナショナル・ジャパン代表取締役)のセミナーに参加した者が、聞いてきた方法を当法人の全体会議で報告し、採り入れたものです。

この方法を実践している人の話では、

①以前、机の上が付箋紙(To Doメモ)でいっぱいだったのが、フォルダに入れることにより机の上がきれいになり、メモの紛失も防ぐことができた

②実施する業務内容を書いたメモをフォルダに入れておけば、資料自体は作業毎のボックスに入れて保管しておくので、資料が上積みされることがなくなり、探す時間を省くことができる

③時間が有効に使えるようになり、結果として残業が減った

④その結果、自分の為に使える時間が増えた

とのこと。③・④はその人の願望も含まれていると思いますが…。

私もボックスをいただいて始めてみました。机上が片付くのは勿論ですが、私にとってのメリットは、業務を日付ごとに管理するため、その日にすることが一目で確認できることです。

誰でもこの方法がベストという訳ではなく、皆様の会社でも色々と工夫されていることがあるかと思いますが、整理整頓の方法の一つとして参考にしていただければ幸いです。