株主総会の招集手続きについて(2015_5月号)

株主総会の招集手続きについて(2015_5月号)

監査1部  佐藤 香織

株主総会は、株式会社の最高意思決定機関です。株式会社の基本方針をはじめ、さまざまな重要事項を決定するための機関です。
今回は、株主総会を開催するために必要な招集手続きについて確認します。

(1)株主総会招集の通知期限と通知方法

株主総会は、原則として取締役が招集します。株主総会を招集するには、公開会社は総会の2週間前までに、公開会社でない会社は1週間前までに、株主に通知しなければなりません。公開会社でない会社のうち取締役会を設置していない会社は、定款に定めた場合には通知期間の短縮が可能です。
招集通知は原則として書面で行いますが、株主の同意があれば、電子メールなどの電磁的方法で行うこともできます。取締役会を設置していない会社は、口頭や電話で招集通知を行うことができます。
また、株主全員の同意がある場合は、招集手続きを省略することも可能です。

(2)株主総会招集通知に記載する事項

公開会社でない取締役会設置会社の株主総会の招集通知には、
ア. 株主総会の日時及び場所
イ. 株主総会の目的である事項(議題)
ウ. 株主総会に出席しない株主が書面や電磁的方法により議決権を行使できることとするときは、その旨
エ. 上記のほか、会社法施行規則で定める事項(株主総会集中日に開催することについて理由の説明 など)
の記載が必要です。

取締役会設置会社の場合、招集通知に記載するこれらの事項については、取締役会で決定します。

一方、取締役会を設置していない会社は、取締役会を設置している会社とは違い、招集通知では開催日時と場所だけを知らせて議題の記載を省略することが認められています。取締役会を設置していない会社は、取締役会を設置している会社と比較すると、株主総会の開催がしやすいよう、招集手続きも簡素化されています。

このように、会社の機関設計や定款の定めにより、株主総会の招集方法や通知期限などに異なる点がありますので、ご確認ください。

テレビや新聞報道で話題となった㈱大塚家具の株主総会が平成27年3月27日に開催されましたが、その招集通知は3月6日付で出されていました。招集通知はインターネットでも閲覧が可能です。内容を見ると、株主提案に関する議案も記載されており、テレビでの報道に関して、より関心が湧きました。

様々な会社の招集通知を見ると、意外な気づきや発見がありますので、参考にされるのも良いと思います。