進んでいますか?マイナンバーの収集(2016_11月号)

進んでいますかマイナンバーの収集(2016_11月号)

監査5部  柴田 孝一

今年も早いもので11月になりました。近頃は気温が急激に下がり、そのせいか体調を崩して咳をしている方をあちらこちらで見かけます。この時期になりますと、会計事務所では年末調整の段取りを考え始めるのですが、今年はマイナンバーが初めて関わってくることもあり、例年のようにはいかなくなりそうな予感がしております。
一時期に比べ最近は耳にしなくなったマイナンバーですが、今年の年末調整や確定申告から必要になります。「うちは従業員のマイナンバーは全員分預かったから大丈夫」とお思いの会社もあるかもしれませんが、従業員分だけでなく会社に関わる様々な方のマイナンバーが必要になります。

1 従業員

従業員の方のマイナンバーを集める際、現在番号の収集が済んでいない会社は扶養控除等申告書で収集するのが一般的になるかと思います。もし既に扶養控除等申告書以外で従業員の方のマイナンバーを収集している会社は、①会社と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー(個人番号)については給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載する。②会社で既に提供を受けている従業員等のマイナンバーを確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示する。という風にすれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバーを記載しなくても差し支えありません。原則毎年マイナンバーを記載して頂く必要があるのですが、その場合マイナンバーが記載された書類が増え、管理・保管上の手間が増えますので、上記の処理を取った方が将来的に楽になるかもしれません。

2 退職者

今年に入ってから退職された方についてはマイナンバーが必要になります。退職された方でマイナンバーの預り漏れはありませんか。

3 税理士や弁護士等の報酬を支払った方

同一人に対して税理士や弁護士、社会保険労務士等への今年1年間の支払いが5万円を超える場合、支払先からマイナンバーの提供を受ける必要があります。支払先が法人であれば番号がすぐに分かるのですが、個人事業の場合本人確認(免許証等での身元確認)とともにマイナンバーが必要になります。

4 家賃を支払った方

同一人に対して家賃の支払いが15万円を超える場合、支払先から(支払先が個人の場合で法人の場合を除く)本人確認とともにマイナンバーの提供を受ける必要があります。もし支払先が本来の家主から家賃の徴収の代行を任されている不動産管理会社の場合、実質的に不動産の使用料等の支払を受けるのは本来の家主になるため、その方のマイナンバーが記載された支払調書の提出が必要になります。
※提出用にはマイナンバーの記載が必要になりますが、本人交付用には必要ありません。

この他にも配当を支払った場合や不動産を購入した場合等様々な場合にマイナンバーが必要になります。年末調整や支払調書の提出が本格化する前に、一度マイナンバーの収集に漏れがないか確認してみるのもいいでしょう。もし「この人のマイナンバーの収集が必要か分からない」等不明なことがありましたら、各担当者までお気軽にご相談下さい。