IT活用による業務効率化のススメ・3(2017年_10月号)

経営企画室 佐々木 伸明

皆さんの会社では、自社で作成したマニュアルが活用されていますか?
例えば飲食店などの接客マニュアルは業務をする上でも人材育成をする上でも、サービス・品質の均一化に重要な役割を果たします。
しかし紙のマニュアルは社員分を用意するのに印刷代や用紙代がかかり、情報が古くなった場合は更新が必要になります。さらに、その更新作業には手間がかかります。
今回ご紹介するのは、簡単にマニュアルの作成・共有ができる、株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz」(ティーチミー ビズ)というクラウドサービスです。

○写真・動画を使ったわかりやすいマニュアル
これまでのマニュアル作成は、PCの画面ショットを撮り、それを加工しワード等に貼付して作成したり、デジカメで撮影した画像をPCに取り込み、加工したうえで貼付したりと、手間のかかるものでした。場合によっては文字だけでわかりづらいマニュアルとなってしまい、誰も使わないという事もあったのでないでしょうか。

Teachme BizはPCの画面ショットや、画面の動きを撮影でき、それにコメントをつけたマニュアルを作成することができます。クラウドサービスなので、PCでもタブレットでもスマートフォンでもマニュアル作成が可能です。スマートフォンで写真や動画を撮影し、そのままマニュアルに取込めるので、これまでのマニュアル作成よりも大幅な時間の削減が見込めます。
画像や動画へのコメント、矢印などの加工も簡単にできるため、これまで担当者や熟練者だけが把握していた手順や注意すべきポイントをわかりやすく伝える事ができます。文字や言葉だけでは伝わりづらい内容も、画像や動画を使うことで高品質なトレーニングが可能になります。

○必要な時にすぐに確認できる
作成されたマニュアルはクラウド上に保管され、公開と同時に社員に通知されるので、共有サーバ上に保管しそれを社員にメールで通知する必要もなくなります。また、PCやスマートフォンで閲覧できるので、いつでも・どこでも必要な時にマニュアルを確認することができます。
マニュアルを有効活用することで、製品やサービスの品質の均一化を図れます。

○業務効率化セミナー
11月15日(水)に、これまでに紹介したITサービスを活用した「業務効率化セミナー」を山形ビッグウィングにて開催いたします。ChatWork、マネーフォワード、スタディストなど日本を代表するITサービスプロバイダーからそれぞれのサービスを活用した業務効率化について紹介していただきます。さらに『全社員生産性10倍計画』の著者、本間卓哉氏にも講演いただきます。詳しくは本誌同封のチラシをご覧ください。