IT活用による業務効率化のススメ(2017年_8月号)

IT活用による業務効率化のススメ(2017年_7月号)

経営企画室 佐々木 伸明

あさひ会計ではお客様サービスの向上、業務の効率化に向けた取組としてITツールの活用に力を入れており、コミュニケーションツールとしてChatWork(チャットワーク)やiPhoneの導入、活用を進めております。
あさひ通信では今後あさひ会計で導入しているITツール(サービス)の紹介や、業務の効率化を図れるシステムの紹介をさせていただき、お客様にも是非ご利用していただければと思っております。第1回目はChatWorkの紹介をさせていただきます。

そもそもChatWorkとは何かというと、その名の通りビジネスチャットを行うためのクラウドサービスです。近年チャットアプリとして定着しているLINE(ライン)にタスク管理やファイル管理などの機能を付加し、ビジネス向けに改良されたサービスと考えていただければ分かり易いかと思います。
あさひ会計では、了承を得たお客様とはChatWorkでの報告や資料のやり取りで活用させていただき、お客様の資料持ち込み等の負担軽減にも貢献できればと考えております。

ChatWorkの主な機能は以下の通りです。
<1.グループチャット>
グループチャットは複数人でグループを作成し、グループ内で情報共有を行います。
あさひ会計では所属ごと、役職ごと、プロジェクトごと、お客様ごと等のグループチャットを作り、それぞれで打ち合わせの前にファイルの共有を行い、議題について意見交換を行っています。

<2.タスク管理>
タスク管理ではグループチャットや1対1のダイレクトチャット中に出てきたやるべき事等をタスク化し、タスクの管理者、期限を決めて管理することが可能です。

<3.ファイル管理>
ビジネスプランでは1人当たりのデータ容量が10GB割り当てられており、ファイルの一時的保管を目的としたファイルサーバとして活用することもできます。ドラッグ&ドロップで簡単にファイルをアップロードでき、スマートフォンで撮影した写真等のアップロードも簡単です。作成途中の資料を個人用チャットのマイチャットにアップしておき、出先で空いた時間にノートPCやタブレット端末で資料作成を続けられます。

<4.ビデオ通話>
ビデオ通話はWebカメラ等を用いて複数人同時接続(有料プランの場合)でテレビ会議ができる機能です。
あさひ会計ではビデオ通話機能を利用して山形事務所と仙台事務所をつないでのテレビ会議や、県外のクラウド会計を利用しているお客さまと打ち合わせを行っています。

ChatWorkには作成できるグループチャット数や1人当たりのデータ容量が制限されているフリープランもあります。まずはフリープランで開始し、あさひ会計とのコミュニケーションツールとして活用いただき、社内でも活用できる目途が立ってからビジネスプランに切り替える事も可能です。
ビジネスチャットやファイル管理機能があるためセキュリティに関して気にされる方もいらっしゃるかと存じますが、大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準を満たしており、セキュリティ面でも安心です。

○始め方はいたって簡単です。
1.弊社からの招待メール、
もしくはChatWorkのトップページ(http://www.chatwork.com/ja/)から、メールアドレスを登録する。
2.メールに届いたURLから、お客様情報を登録する。

ChatWorkについて詳しく知りたい方、導入を検討したい方は担当者までご連絡ください。次回はChatWorkの具体的な使い方、その他のツールについてお知らせいたします。