届いていますか?マイナンバー

2015年10月以降、国民一人ひとりにマイナンバー(個人番号)が通知されます。
貴社ではマイナンバー制度について準備を始められていますか?
あさひ会計から、マイナンバー(=個人番号)について、重要なお知らせです。

●従業員の方へ個人番号が届くことをお知らせしていますか?
「個人番号の通知カード」が原則として「10月5日時点の住所地」に郵送されます

これから原則として一生涯にわたり使用する番号です。通知カードは大切に保管しておくよう告知してください。

●事業者(法人・個人)の方へお知らせです
「通知カード」はすぐに集めなくても大丈夫です

①従業員からの個人番号の取得は、「扶養控除等(異動)申告書」の提出とともに行うことが一般的であり、事務負担も幾分軽減されます。
通知カードが届いても、すぐに従業員から個人番号を収集したり、コピーを集めたりする必要はありません。
(したがって、従業員の皆さんが通知カードを大切に保管することは重要になります。)

②従業員からの個人番号の取得に際しては、「利用目的の明示」が必要です。
個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内LANにおける通知も有効的です。

●法人の方へお知らせです
「法人番号指定通知書」がお手元に届いています

①法人に対しては、個人の個人番号の「法人版」として、国税庁より13桁の「法人番号」が付された「法人番号指定通知書」が届きます。
今後、税務や社会保障の手続きで必要になってくる番号です。個人番号と違って、広く一般にも利用されるようにインターネット上で公開されております。(法人番号公表サイト

②あさひ会計の業務でも「法人番号」が必要になります。お手数ですが、お手元に届いた「法人番号指定通知書」のコピーを、当法人担当者にお渡しくださいますよう、よろしくお願いし申し上げます。

●ちょこっとコラム

13桁の法人番号は覚えづらいものです。自社のホームページのトップページに法人番号を記載しておけば、閲覧件数も多くなり、自社の広告宣伝にもなるかもしれません。


マイナンバーQ&A

Q1.個人番号は何に使うのでしょうか

A1.税務、社会保障関係の手続きのみで使います。

民間企業が取り扱うのは、税務、労働社会保険関係手続きのためだけです。必要以上に個人番号を取得したり、ほかの目的に利用したりしてはいけません。

【利用開始時期】
税務    :平成28年支払分~法定調書への記載
雇用保険手続:平成28年手続き分~届書への記載
厚生年金手続:時期は未定~届書への記載
      

Q2.個人番号の取得方法

いつ、どのようにして個人番号を取得すれば良いのでしょうか?

A2.採用時・契約成立時に取得しましょう。

【従業員・役員分】
アルバイト等の短期就業者は後から個人番号を取得できる可能性が低いので、採用時に個人番号を取得する方が良いでしょう。
また、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(連記式)」で住所や生年月日等を把握していた場合は、個人番号の管理は別にしなければなりません。
乙欄適用の役員は、扶養控除申告書の提出がないので、独自の様式にて個人番号を記載してもらうと同時に、本人確認をします。

【講師料、士業報酬、地代家賃等】
従業員や役員以外でも、支払調書の提出対象者からは個人番号を取得する必要があります。
例:講師依頼の場合 取得の手順
①仕事の依頼及び報酬金額が決まった。
②支払調書の提出義務の有無の確認
 *注意:支払調書の提出がなければ個人番号を収集してはいけない!
③利用目的の通知・個人番号の収集(市販の書式などを利用すると便利)
④支払調書提出が終了した時等、利用がなくなった時点で個人番号を破棄
 *もしかして使うかも、という考えで保管し続けるのはダメです

Q3.個人番号の保管(安全管理措置)

漏えいを防ぐためには何をしたらよいでしょうか?

A3.わかりやすいマニュアルを作成し、担当者に周知しましょう。

チェックリストを参考に、自社の組織、業務の流れ、事業所内のレイアウト等を考慮してマニュアルを作成し、関係する人に周知しましょう。
安全管理措置を含め、個人番号についての詳しい情報は、内閣官房の特設ホームページにあります。取扱者を教育するための資料もダウンロードできます。

Q4.本人確認の手順

個人番号を取得するときの手続きは?

A4.個人番号通知カード+運転免許証等、又は個人番号カードを提示してもらいます。

個人番号を受け取るときには、正しい番号であること及び手続きを行っている人が人違いでないことを確認するために、「本人確認」という手続きが必要です。
本人確認のパターンは、原則として以下の組み合わせです。

●パターン1
 通知カード + 運転免許証、パスポート、写真つき学生証等

●パターン2
 住民票の写し(個人番号が記載されたもの) + 運転免許証、パスポート、写真つき学生証等

●パターン3
 個人番号カード(これだけで本人確認OK)

※個人番号カードとは、平成28年1月1日から、本人の申出により市町村で発行される、写真つき身分証明書として使えるカードです。
10~11月に発送される通知カードとは別のものです。

Q5.漏えいしたら…

個人番号を含む特定個人情報を保護するために、法律違反をした場合は厳しい罰則があると聞きました・・・

A5.通常の注意をもって業務を行っていれば、罰則が科されるような事態はまずないでしょう。漏えい時に民事上の責任が発生するのは、従来の情報管理と変わりません。

最高で4年以下の懲役または200万円以下の罰金が、行為者と管理責任者である企業の両方に課されます。ただし、これらの罰則が適用されるのは、正当な理由なく個人情報を提供した等の場合であって、ごく通常の注意をもって業務を行っていれば適用されることはありません。どの企業も、以前から従業員や取引先の個人情報の取扱いには注意を払っていることでしょう。いま一度、チェックリストを参考に安全管理体制を確認、整備し、情報を取り扱う担当者への教育を行うことをお勧めします。

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